Chapitre II. Dispositions relatives à la coopération et aux échanges de données

Sommaire
Chapitre II. Dispositions relatives à la coopération et aux échanges de données

Art. 2

Portée et modalités des échanges entre les institutions

1. Aux fins du règlement d’application, les échanges entre les autorités et institutions des États membres et les personnes couvertes par le règlement de base reposent sur les principes du service public, de l’efficacité, de l’assistance active, de la fourniture rapide et de l’accessibilité, y compris l’accessibilité en ligne, aux personnes handicapées et aux personnes âgées en particulier.

2. Les institutions communiquent ou échangent dans les meilleurs délais toutes les données nécessaires à l’établissement et à la détermination des droits et des obligations des personnes auxquelles s’applique le règlement de base. Ces données sont transmises entre les États membres soit directement par les institutions elles-mêmes, soit par l’intermédiaire des organismes de liaison.

3.Les informations, documents ou demandes transmis par erreur par une personne à une institution située sur le territoire d’un État membre autre que celui dans lequel est située l’institution désignée conformément au règlement d’application doivent être retransmis dans les meilleurs délais par la première institution à l’institution désignée conformément au règlement d’application, la date de leur transmission initiale étant indiquée. Cette date a force contraignante à l’égard de la deuxième institution. Toutefois, les institutions d’un État membre ne peuvent être tenues responsables, ou considérées comme ayant statué faute d’avoir pris une décision, du simple fait d’une transmission tardive des informations, documents ou demandes par les institutions d’autres États membres.

4. Lorsque le transfert des données a lieu par l’intermédiaire de l’organisme de liaison de l’État membre de destination, le délai de réponse à une demande commence à courir à la date à laquelle ledit organisme de liaison a reçu la demande, comme si c’était l’institution de cet État membre qui l’avait reçue.

Art. 3

Portée et modalités des échanges entre les personnes concernées et les institutions

1. Les États membres veillent à ce que les informations nécessaires soient mises à la disposition des personnes concernées pour leur signaler les changements apportés par le règlement de base et le règlement d’application de manière à leur permettre de faire valoir leurs droits. Ils veillent en outre à la convivialité des services fournis.

2. Les personnes auxquelles s’applique le règlement de base sont tenues de transmettre à l’institution concernée les informations, documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de leur situation ou à celle de leur famille, à l’établissement ou au maintien de leurs droits et obligations, ainsi qu’à la détermination de la législation applicable et des obligations qui leur incombent en vertu de celle-ci.

3. Lorsqu’ils collectent, transmettent ou traitent des données à caractère personnel au titre de leur législation afin de mettre en œuvre le règlement de base, les États membres garantissent aux personnes concernées le plein exercice de leurs droits concernant la protection des données à caractère personnel, dans le respect des dispositions communautaires relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de telles données.

4. Dans la mesure nécessaire à l’application du règlement de base et du règlement d’application, les institutions concernées transmettent les informations et délivrent les documents nécessaires aux personnes concernées sans tarder et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la législation de l’État membre concerné.

L’institution compétente notifie sa décision au demandeur qui réside ou séjourne dans un autre État membre, directement ou par l’intermédiaire de l’organisme de liaison de l’État membre de résidence ou de séjour. Lorsqu’elle refuse de servir les prestations, elle indique également les motifs du refus, les voies de recours et les délais impartis pour former un recours. Une copie de cette décision est transmise aux autres institutions concernées.

Art. 4

Format et mode des échanges de données

1. La commission administrative fixe la structure, le contenu et le format des documents et des documents électroniques structurés, ainsi que les modalités de leur échange.

2. La transmission de données entre les institutions ou les organismes de liaison s’effectue par voie électronique, soit directement, soit par l’intermédiaire des points de contact, dans un cadre sécurisé commun capable de garantir la confidentialité et la protection des échanges de données.

3. Dans leurs communications avec les personnes concernées, les institutions concernées ont recours aux modalités convenant le mieux à chaque cas et elles privilégient autant que possible l’emploi des techniques électroniques. La commission administrative fixe les modalités pratiques de l’envoi d’informations, de documents ou de décisions, par voie électronique, aux personnes concernées.

Art. 5

Valeur juridique des documents et pièces justificatives établis dans un autre État membre

1. Les documents établis par l’institution d’un État membre qui attestent de la situation d’une personne aux fins de l’application du règlement de base et du règlement d’application, ainsi que les pièces justificatives y afférentes, s’imposent aux institutions des autres États membres aussi longtemps qu’ils ne sont pas retirés ou déclarés invalides par l’État membre où ils ont été établis.

2. En cas de doute sur la validité du document ou l’exactitude des faits qui sont à la base des mentions y figurant, l’institution de l’État membre qui reçoit le document demande à l’institution émettrice les éclaircissements nécessaires et, le cas échéant, le retrait dudit document. L’institution émettrice réexamine ce qui l’a amenée à établir le document et, au besoin, le retire.

3. En application du paragraphe 2, en cas de doute sur les informations fournies par les intéressés, sur le bien-fondé d’un document ou d’une pièce justificative, ou encore sur l’exactitude des faits qui sont à la base des mentions y figurant, l’institution du lieu de séjour ou de résidence procède, pour autant que cela soit possible, à la demande de l’institution compétente, à la vérification nécessaire desdites informations ou dudit document.

4. À défaut d’un accord entre les institutions concernées, les autorités compétentes peuvent saisir la commission administrative au plus tôt un mois après la date à laquelle l’institution qui a reçu le document a présenté sa demande. La commission administrative s’efforce de concilier les points de vue dans les six mois suivant sa saisine.

Art. 6

Application provisoire d’une législation et octroi provisoire de prestations

1. Sauf disposition contraire du règlement d’application, lorsque les institutions ou les autorités de deux États membres ou plus ont des avis différents quant à la détermination de la législation applicable, la personne concernée est soumise provisoirement à la législation de l’un de ces États membres, l’ordre de priorité se déterminant comme suit:

a) la législation de l’État membre où la personne exerce effectivement une activité salariée ou une activité non salariée, si elle n’exerce son ou ses activités que dans un seul État membre;

b) la législation de l’État membre de résidence, lorsque la personne concernée exerce une activité salariée ou non- salariée dans deux États membres ou plus et exerce une partie de son activité ou de ses activités dans l’État membre de résidence, ou si la personne concernée n’exerce aucune activité salariée ou non-salariée;

c) dans tous les autres cas, la législation de l’État membre dont l’application a été demandée en premier lieu, si la personne exerce une ou plusieurs activités dans deux États membres ou plus.

2. En cas de divergence de vues entre les institutions ou les autorités de deux États membres ou plus au sujet de la détermination de l’institution appelée à servir les prestations en espèces ou en nature, la personne concernée qui pourrait prétendre à des prestations s’il n’y avait pas de contestation bénéficie à titre provisoire des prestations prévues par la législation qu’applique l’institution de son lieu de résidence ou, si elle ne réside pas sur le territoire de l’un des États membres en cause, des prestations prévues par la législation qu’applique l’institution à laquelle la demande a été présentée en premier lieu.

3. À défaut d’un accord entre les institutions ou autorités concernées, les autorités compétentes peuvent saisir la commission administrative au plus tôt un mois après la date à laquelle la divergence de vues visée aux paragraphes 1 et 2 s’est manifestée. La commission administrative s’efforce de concilier les points de vue dans les six mois suivant sa saisine.

4. Lorsqu’il est établi que la législation applicable n’est pas celle de l’État membre dans lequel l’affiliation provisoire a eu lieu ou que l’institution qui a servi les prestations à titre provisoire n’était pas l’institution compétente, l’institution reconnue comme compétente est réputée l’être rétroactivement, comme si cette divergence de vues n’avait pas existé, au plus tard à partir de la date de l’affiliation provisoire ou du premier octroi à titre provisoire des prestations en cause.

5. Si nécessaire, l’institution reconnue comme compétente et l’institution ayant versé des prestations en espèces à titre provisoire ou ayant perçu des cotisations à titre provisoire règlent la situation financière de la personne concernée au regard des cotisations et des prestations en espèces versées à titre provisoire, le cas échéant en conformité avec le titre IV, chapitre III, du règlement d’application.

Les prestations en nature qu’une institution a servies à titre provisoire conformément au paragraphe 2 sont remboursées par l’institution compétente conformément au titre IV du règlement d’application.

Art. 7

Calcul provisoire des prestations et des cotisations

1. Sauf disposition contraire du règlement d’application, lorsqu’une personne est admissible au bénéfice d’une prestation ou est tenue au paiement d’une cotisation conformément au règlement de base, et que l’institution compétente ne dispose pas de l’ensemble des éléments concernant la situation dans un autre État membre permettant d’effectuer le calcul définitif du montant de cette prestation ou cotisation, ladite institution procède à la liquidation provisoire de cette prestation à la demande de la personne concernée, ou au calcul provisoire de cette cotisation si ce calcul est possible à partir des éléments dont elle dispose.

2. Un nouveau calcul de la prestation ou de la cotisation en cause doit être établi une fois que l’ensemble des pièces justificatives et des documents sont fournis à l’institution concernée.