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Art. 20

Le responsable organise les travaux du groupe de travail et fixe les différentes actions et étapes en fonction d’un calendrier prévisionnel. Il identifie les risques et obstacles à l’avancement des tâches selon les délais retenus. Le responsable informe le conseil d’administration périodiquement de l’avancement des travaux de son groupe de travail.

Le groupe de travail se réunit sur demande écrite du responsable qui précise les lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour, suivi de tous les documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour. L’ordre du jour énumère les sujets que le groupe de travail devra traiter. Ces sujets sont également repris dans le tableau des actions et de son échéancier tel qu’arrêté lors de chaque groupe de travail.

La demande de réunion est faite au plus tard cinq jours avant la date de la réunion du groupe de travail. Elle est envoyée par voie électronique aux membres du groupe de travail à leurs adresses électroniques indiquées avec l’indication que les documents sont mis à leur disposition au jour de l’envoi de la demande de réunion sur une plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs.

La demande de réunion précise le cas échéant si la réunion a lieu moyennant visioconférence ou par tout autre moyen de télécommunication permettant l’identification des membres du groupe de travail.

Chaque membre du groupe de travail peut en début de réunion proposer que l’ordre du jour soit complété par un ou plusieurs sujets en lien avec l’objet du groupe de travail.

Le responsable désigne parmi les agents de l’ISS le secrétaire du groupe de travail. Pour chaque réunion est dressé un rapport résumant l’avancement des travaux du groupe de travail qui est communiqué aux membres du conseil d’administration.

En cas d’absence du responsable du groupe de travail, ce groupe est animé par un autre membre du même groupe.