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II. Convocation des réunions et documentation

Art. 3

Le conseil d’administration se réunit sur convocation de son président, toutes les fois que l’exigent les affaires comprises dans les attributions du conseil d’administration.

La convocation indique les lieu, date et heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour, suivi de tous les documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour.

La convocation précise, le cas échéant, si la réunion a lieu moyennant visioconférence ou par tout autre moyen de télécommunication permettant l’identification des membres du conseil d’administration.

Art. 4

Sauf l’urgence à apprécier par le président, la convocation est faite au plus tard une semaine avant la date de la réunion du conseil d’administration. La convocation est envoyée par voie électronique aux membres du conseil d’administration à leurs adresses électroniques indiquées avec l’information que les documents sont mis à leur disposition au jour de l’envoi de la convocation sur une plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs.

En cas d’éléments nouveaux, des documents supplémentaires en lien avec un point de l’ordre du jour, peuvent être déposés et mis à disposition des membres sur ladite plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs au plus tard le jour avant la réunion. Les membres du conseil d’administration en sont informés.

Art. 5

La convocation et l’ordre du jour avec tous les documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour sont mis sans retard à disposition de l’Inspection générale de la sécurité sociale.

Art. 6

Dans l’hypothèse où le conseil d’administration n’est pas valablement constitué, il est convoqué par le président une nouvelle fois dans un délai de trois jours à compter de la date de cette séance. Sous réserve que l’ordre du jour de la nouvelle séance et les documents y afférents restent identiques, la convocation a lieu au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion.