ANNEXE

Le président ouvre et clôt la séance. Il peut en suspendre les débats pour une durée ne dépassant pas une demi-heure si, lors de la discussion d’un point de l’ordre du jour, il s’avère nécessaire de disposer d’un délai de réflexion.

Le président dirige les débats avec objectivité et impartialité. Il peut rappeler nominativement à l’ordre les délégués qui troublent les débats.

Chaque membre peut prendre la parole. Le président accorde la parole par ordre de priorité et il ne peut refuser la parole à un délégué qui veut intervenir pour répondre à un fait personnel ou pour en appeler au présent règlement.

Le conseil d’administration se réunit sur convocation de son président, toutes les fois que l’exigent les affaires comprises dans les attributions du conseil d’administration.

La convocation indique les lieu, date et heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour, suivi de tous les documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour.

La convocation précise, le cas échéant, si la réunion a lieu moyennant visioconférence ou par tout autre moyen de télécommunication permettant l’identification des membres du conseil d’administration.

Sauf l’urgence à apprécier par le président, la convocation est faite au plus tard une semaine avant la date de la réunion du conseil d’administration. La convocation est envoyée par voie électronique aux membres du conseil d’administration à leurs adresses électroniques indiquées avec l’information que les documents sont mis à leur disposition au jour de l’envoi de la convocation sur une plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs.

En cas d’éléments nouveaux, des documents supplémentaires en lien avec un point de l’ordre du jour, peuvent être déposés et mis à disposition des membres sur ladite plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs au plus tard le jour avant la réunion. Les membres du conseil d’administration en sont informés.

Si les affaires relevant des attributions du conseil d’administration nécessitent la tenue d’une séance non planifiée à l’avance, le président peut convoquer le conseil d’administration en séance extraordinaire dans les formes et délais prévus aux articles 3 à 6.

Si un nombre de délégués disposant d’au moins un tiers des voix désire que le conseil d’administration se réunisse, ceux-ci doivent adresser à cet effet une demande écrite et dûment motivée au président, qui est alors tenu de convoquer le conseil avec l’ordre du jour proposé dans un délai de deux semaines.

En cas d’empêchement chaque délégué effectif peut se faire remplacer par son suppléant.

Le délégué qui est empêché d’assister à la séance du conseil d’administration en avise aussitôt que possible le secrétariat du président qui convoque son suppléant.

Le responsable organise les travaux du groupe de travail et fixe les différentes actions et étapes en fonction d’un calendrier prévisionnel. Il identifie les risques et obstacles à l’avancement des tâches selon les délais retenus. Le responsable informe le conseil d’administration périodiquement de l’avancement des travaux de son groupe de travail.

Le groupe de travail se réunit sur demande écrite du responsable qui précise les lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour, suivi de tous les documents relatifs aux différents points de l’ordre du jour. L’ordre du jour énumère les sujets que le groupe de travail devra traiter. Ces sujets sont également repris dans le tableau des actions et de son échéancier tel qu’arrêté lors de chaque groupe de travail.

La demande de réunion est faite au plus tard cinq jours avant la date de la réunion du groupe de travail. Elle est envoyée par voie électronique aux membres du groupe de travail à leurs adresses électroniques indiquées avec l’indication que les documents sont mis à leur disposition au jour de l’envoi de la demande de réunion sur une plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs.

La demande de réunion précise le cas échéant si la réunion a lieu moyennant visioconférence ou par tout autre moyen de télécommunication permettant l’identification des membres du groupe de travail.

Chaque membre du groupe de travail peut en début de réunion proposer que l’ordre du jour soit complété par un ou plusieurs sujets en lien avec l’objet du groupe de travail.

Le responsable désigne parmi les agents de l’ISS le secrétaire du groupe de travail. Pour chaque réunion est dressé un rapport résumant l’avancement des travaux du groupe de travail qui est communiqué aux membres du conseil d’administration.

En cas d’absence du responsable du groupe de travail, ce groupe est animé par un autre membre du même groupe.

Lorsque le président constate que le conseil d’administration n’est pas en nombre pour délibérer valablement, il clôt la réunion et procède à une nouvelle convocation du conseil d’administration telle que prévue à l’article 6.

Si, lors de la seconde convocation le conseil d’administration n’est toujours pas constitué conformément à l’alinéa 1^er, il siège alors valablement quels que soient le nombre et la qualité des membres présents.

Le vote a lieu à haute voix ou par main levée. Les délégués suppléants votent à la place des délégués effectifs qu’ils remplacent. Le président vote en dernier lieu.

Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées conformément à l’article 333, alinéa 2 du Code de la sécurité sociale, la voix du président étant prépondérante en cas d’égalité de voix.

Au cours des délibérations, les délégués peuvent dans le cadre de leurs interventions présenter des amendements mineurs au projet de décision en rapport avec l’objet en discussion et figurant sur l’ordre du jour. Ces amendements se font oralement et sont apportés à la proposition de décision séance tenante par le secrétaire de séance.

Lorsque des amendements comportant des modifications substantielles, à apprécier par le président, au projet de décision en rapport avec l’objet en discussion et figurant sur l’ordre du jour sont présentés, ils doivent être reportés au vote de la prochaine séance du conseil d’administration. Ces amendements doivent être remis au président par écrit au moins cinq jours avant la date de la réunion. Le président peut modifier l’amendement avec l’accord du ou des délégués l’ayant proposé. Le président porte les propositions de modification des amendements aussitôt à la connaissance des intéressés.

Tous les amendements sont mis à disposition des membres du conseil d’administration sur la plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs.

Après la clôture des débats, le président en fait le résumé et met en vote d’abord les amendements éventuels, ensuite la proposition initiale. Tant qu’il n’a pas été soumis au vote, un amendement peut être retiré par le ou les délégués qui l’ont signé, ou en leur absence, à l’unanimité par les délégués du groupe auquel appartiennent les signataires.

Dans les questions complexes, la division est de droit si elle est demandée. L’auteur de la demande doit préciser les parties sur lesquelles il demande des votes séparés.

Le secrétariat du conseil d’administration est assuré par un agent de l’ISS désigné par le président du conseil d’administration.

Le secrétaire veille, sous l’autorité du président du conseil d’administration, au respect des délais et à l’application correcte des procédures et règles applicables au bon fonctionnement du conseil.

Il assiste le président du conseil dans la préparation des réunions et l’établissement des comptes rendus des réunions. Il en assure l’expédition aux membres du conseil et est chargé de la correspondance du conseil.

Il assure la gestion de plateforme électronique de partage dont l’accès est sécurisé moyennant authentification à deux facteurs.

Le président arrête le relevé des décisions prises par le conseil d’administration. Cette liste est dressée par le secrétaire de séance, qui tient également l’inventaire des délégués effectifs et suppléants présents et représentés, ainsi qu’un résumé évoquant pour chaque vote, les votes positifs et négatifs ainsi que les abstentions.

Le relevé des décisions est mis sans retard à disposition de l’Inspection générale de la sécurité sociale.

Les réunions du conseil d’administration font l’objet d’un procès-verbal signé par le président et le secrétaire.

Le procès-verbal provisoire est mis à disposition des membres du conseil d’administration qui peuvent présenter ou par écrit ou oralement leurs observations respectivement proposer des modifications lors de la réunion pendant laquelle le compte rendu provisoire est approuvé.

Le procès-verbal provisoire est mis sans retard à disposition de l’Inspection générale de la sécurité sociale.

Le procès-verbal de la dernière séance est soumis pour approbation au conseil d’administration lors de la prochaine réunion.

Tout membre du conseil d’administration peut demander l’insertion de toute déclaration qu’il a formulée au cours des débats.

Le procès-verbal approuvé est signé par le président et le secrétaire et mis à disposition de chaque membre du conseil.

Le procès-verbal approuvé est mis sans retard à disposition de l’Inspection générale de la sécurité sociale.